Versicherungen und Dokumente
Versicherungen
Zu jedem Fahrzeug lassen sich Versicherungsverträge erfassen – mit Art des Vertrags, Laufzeit, Versicherer und Ansprechpartner.
Ablaufende Verträge erscheinen zusammen mit den übrigen Fristen. Bei einem Unfall steht damit sofort fest, welcher Vertrag greift und wen Sie anrufen.
Dokumente
Dokumente liegen nicht in der Datenbank, sondern im Dokumentenordner auf dem Server. In der Datenbank stehen nur die Angaben dazu: Name, Kategorie, Zuordnung, Zeitpunkt.
Jede Datei wird einem Vorgang zugeordnet – einem Fahrzeug, einem Schaden, einem Unfall, einer Prüfung oder einem Werkstattauftrag. Dadurch taucht sie später dort auf, wo sie gebraucht wird, und nicht nur in einer allgemeinen Dateiliste.
Typische Kategorien sind Fahrzeugschein, Rechnung, Gutachten und Foto.
Was abgelegt werden darf
Vehistra prüft jede Datei nach ihrem Inhalt, nicht nach ihrer Endung.
- Was nach einem Programm aussieht – EXE oder DLL, ELF, Java, ein Skript mit Shebang – wird abgelehnt, auch wenn die Datei „Rechnung.pdf“ heißt.
- Passt der Inhalt nicht zur Endung, etwa ein PNG als
.pdf, wird die Datei ebenfalls abgelehnt. - Formate ohne verlässliche Signatur –
.txt,.csv,.eml– bleiben erlaubt; bei ihnen greift nur die Prüfung auf ausführbaren Inhalt.
Die größte erlaubte Dateigröße steht in den Einstellungen und ist mit 25 MB vorbelegt. Die Ablage selbst begrenzt zusätzlich hart auf 50 MB – ein höherer Wert in den Einstellungen hebt das nicht auf.
Speicherort
Der Dokumentenordner liegt als Freigabe auf dem Server, zum Beispiel:
\\FUHRPARK-SRV01\Fuhrpark\Dokumente
Wichtig für die Sicherung: Eine Sicherung der Datenbank allein genügt nicht. Der Dokumentenordner muss mitgesichert werden – siehe Sicherung und Wiederherstellung.
Rechte
Ansehen und Verwalten sind getrennte Rechte. Wer Dokumente nur lesen können soll, bekommt kein Recht zum Löschen.